Los nuevos canales de comunicación que se han establecido con el desarrollo de las tecnologías de la información y comunicaciones están propiciando que, cada vez más, exista un intercambio de información a gran velocidad y desde accesos remotos. Esto permite que información que anteriormente era solamente accesible en el lugar en el que estaba ubicada físicamente pueda ser compartida y utilizada por toda aquella persona que la necesite.

Esta flexibilización en el intercambio documental, que viene propiciada por la disponibilidad en formato digital de la mayor parte de los documentos que se editan hoy día, no es aplicable a aquellos documentos que se redactaron de forma previa al uso extensivo del ordenador o a aquellos que lleven algún tipo de sello oficial, firma o inscripción manuscrita.

La digitalización se presenta como la única solución aplicable para poder transformar aquella información que se encuentra en formato papel a un formato electrónico que permita su fácil manipulación, acceso e intercambio. Este proceso de digitalización, además del cambio de formato genera la posibilidad de realizar el reconocimiento de caracteres del texto digitalizado, así como asociar índices de búsqueda a cada documento (autor, fecha, título, etc.), lo que proporciona un valor añadido a cada documento.