La documentación digitalizada, posibilita al empresario la realización, de forma sencilla, de copias de todos los documentos que se encuentren en formato electrónico, con la ventaja de que éstas ocupan un reducido volumen (DVDs, discos duros, etc.) y son fácilmente almacenables en cajas o habitaciones ignífugas o con medidas de protección específicas. Esto permite incrementar la seguridad al salvaguardar toda la información de cara a cualquier percance que pueda suceder (incendios, inundaciones, rotura, extravío, robo, etc.).